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Comment organiser son bureau de travail?

par | 11 Juin 2020 | Organisation

Comment organiser son bureau de travail?

Aujourd’hui, vous avez décidé de classer vos dossiers parce que les piles s’entassent et vous commencez à être submergé? Bravo, c’est une bonne décision.

Alors, voici quelques astuces simples pour mieux organiser votre bureau de travail et vous sentir un peu plus efficace et serein.

Commencez par faire le tri parce que les piles de dossiers s’entassent et vous perdez trop de temps à chercher tel ou tel dossier. Parfois même, vous avez du mal à trouver ce que vous cherchez.

La première chose à faire est, tout simplement, de vous réserver du temps pour effectuer cette tâche. Le temps que vous allez consacrer à ce rangement vous fera gagner énormément de temps par la suite, et vous évitera du stress.

Alors, considérez cette tâche comme importante.

Vous pourriez, par exemple, bloquer 2 heures pour faire le tri et organiser votre bureau de travail. Si ce n’est pas possible, faîtes ça en deux fois (2 x 1 heure), voire en quatre fois (4 x 1/2 heure). N’essayez pas de faire le rangement en moins de trente minutes. Car le temps de s’y mettre, et la demi-heure est déjà passée! Donc 2 heures, c’est bien.

Ensuite, trouvez un grand espace, comme une grande table vide (ou videz-la si vous pouvez), afin de faire de la place. Si vous travaillez de chez vous, la table de cuisine ou de la salle à manger feront l’affaire.

Sur cette table, vous allez déposer tous vos dossiers.

Comment organiser son bureau de travail?

Mettez la ou les pile(s) de dossiers à l’envers

La pile de dossiers que vous posez sur la table, retournez-la pour la mettre à l’envers. Pourquoi?

Tout simplement parce que ce qui est en dessous peut-être quelque chose qui est déjà passée car c’est plus ancien. On peut ainsi l’éliminer très rapidement. L’autre raison est qu’il est possible que les dossiers qui sont en dessous, qui sont là depuis plus longtemps, ont été oubliés alors qu’ils doivent être traités rapidement. De cette manière, vous allez commencer à aller plus vite et cela vous encouragera.

Formez 4 piles de dossiers

Faîtes 4 piles de dossiers. Une première pile sera pour tous les dossiers prioritaires. Qu’est-ce qu’on met dans cette pile prioritaire? Dans la pile «Prioritaires», on mettra les choses qui peuvent être soit urgentes soit pas urgentes mais importantes. Ces dossiers-là, on est capables de les repérer très facilement.

Dans la deuxième pile, vous y mettrez dedans les dossiers routines. Dans la pile «Routines», on y trouve les choses qui reviennent régulièrement. Dans cette même pile, on va également mettre les dossiers «Doutes», c’est à dire les dossiers dont vous n’êtes pas trop sûr dans quelle pile classer. À ce niveau-là, ça va dans la pile Routines sinon vous sauriez que ça va dans la pile qu’on appelle «Prioritaires».

Ensuite, vous faîtes une troisième pile appelée «Magazines», où vous y mettrez les Magazines papier si vous en recevez. Cela peut être des magazines concernant votre secteur d’activité, de votre fédération professionnelle, etc. Vous y mettrez toutes les lectures que vous allez faire.

Et, enfin, vous faîtes une quatrième pile appelée «Prospectus». Cela vous permettra de savoir quels prospectus vous souhaitez continuer à recevoir et celles dont vous voulez l’arrêt d’envoi.

Cette liste n’est qu’à titre d’exemple. Vous pouvez faire autant de piles de dossiers que vous voulez et dont vous avez besoin afin d’organiser votre bureau. Les noms des dossiers ci-dessus ne sont qu’à titre indicatif.

Classement des dossiers

Quant au classement des dossiers ci-dessus, il y a deux choses sur lesquelles il faut s’arrêter. D’abord la date: est-ce que ce sont des dossiers à archiver ou qui doivent être traités? La deuxième chose est de savoir la nature des dossiers: quel est le type du document? C’est ça qui va vous indiquer où classer ces dossiers.

Dossiers semi-actifs

Concernant les dossiers semi-actifs, je suggère de les classer en «hauteur». C’est une des meilleures astuces en organisation: récupérer de la hauteur. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un caisson de classement en hauteur. Pourquoi? Parce qu’il est grand, résistant et il contient beaucoup de compartiments également. C’est l’idéal pour vos dossiers semi-actifs.

caisson rangement de dossiers

Dossiers courants

Pour vos dossiers courants – c’est à dire ceux dont vous avez besoin très souvent – vous pouvez les ranger dans un classeur/trieur vertical. Vous rangez vos dossiers à la verticale, ils restent visibles, faciles à retrouver.

rangement vertical de dossiers

Chemises de couleur

Pour ranger vos papiers, utilisez des chemises en couleur, en fonction de votre type d’activité. Trouvez un code de couleurs qui vous convient. Par exemple, ça peut être une couleur par département, tâche, machinerie, etc. L’essentiel est que vous puissiez repérer tout de suite les chemises et donc leurs contenus. Il existe un large choix de chemises (cartonnées, plastifiées, etc.) et une panoplie de couleurs. Trouvez un code couleur qui convient à votre entreprise et cela vous facilitera votre organisation au quotidien.

chemises rigides pour bureau

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