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7 Astuces Pour Mieux Organiser Votre Entreprise

par | 1 Août 2019 | Organisation

7 astuces pour mieux organiser votre entreprise

Le rêve de chaque entrepreneur est d’avoir une entreprise qui fonctionne comme une machine bien huilée et où tout est fluide.

Eh bien, ce rêve peut devenir réalité facilement et immédiatement. Il existe mille et une méthodes, astuces et outils informatiques pour mieux organiser son business.

Je ne vais pas vous présenter ces 1001 astuces dans cet article, mais voici 7 d’entre elles. 🙂

1. Définissez Vos Objectifs Et Vos Plans

Notez vos objectifs et les plans que vous avez élaboré pour les atteindre. Soyez clair et précis, et faîtes en sorte de vous en tenir. Ces plans et objectifs doivent être visibles 1) pour vous les rappeler jour après jour et 2) pour que votre cerveau les intègre. À cet effet, vous pouvez, par exemple, acheter un agenda électronique pour vous y aider ou utiliser un logiciel informatique.

Au fur et à mesure, vous pourriez évaluer votre situation de là où vous en êtes et faire d’éventuels ajustements pour revenir sur la voie.

2. Gardez La Bonne Humeur

Quand vous (et vos employés) êtes heureux au travail, cela se voit et les clients le remarqueront immédiatement. Cela améliore aussi l’efficacité au travail et montre à vos client que vous (et votre équipe) êtes bien organisés.

3. Planifiez En Fonction Des besoins d’Organisation De Votre Business

Il y a des choses qui ont besoin d’être planifiées quotidiennement, d’autres mensuellement, et d’autres annuellement. Faîtes une liste de ces choses et planifiez-les.

Le plan quotidien devrait être fait le matin avant tout chose ou la veille tard dans la soirée. Avant d’aller vous coucher (ou même plus tôt, ou peut-être même avant de quitter votre bureau), faîtes une liste des 5 choses les plus importantes que vous voulez accomplir le lendemain.

Vous pouvez utiliser un agenda papier ou électronique, un simple bloc-notes, ou une application sur votre téléphone mobile ou ordinateur pour noter et garder trace de vos tâches.

Des applications de gestion de tâches comme Wunderlist, Google Tasks, Todist, Trello, Evernote peuvent vraiment vous simplifier la vie.

Concernant les autres domaines de votre business, vous pouvez utiliser des applications et logiciels pour votre comptabilité, la gestion de votre stock, etc.

Ainsi, vous gagnerez beaucoup de temps grâce à ces outils informatiques et pourrez ainsi vous focaliser sur l’essentiel de votre business et les activités que vous aimez, comme la créativité, les stratégies, la relation client, la vente, la production, le marketing, etc.

4. Organisez Votre Bureau, Votre Poste De Travail

Le désordre affecte l’organisation d’un business, même si certaines personnes disent le contraire. Faîtes en sorte que votre bureau, votre poste de travail ou votre local soit aussi soigné et ordonné que possible. Vous vous sentirez déjà beaucoup mieux et serez plus productif. Rangez les choses dont vous avez souvent besoin au même endroit, pour ne pas avoir à les chercher systématiquement à chaque fois que vous en avez besoin. Ranger et classer vos documents, vos fichiers, vos classeurs vous simplifiera énormément la vie.

Personnellement, j’ai noté qu’à chaque fois – même si ça prend du temps – que je mets de l’ordre dans mes dossiers, dans mon environnement de travail, ça réduit automatiquement mon désordre mental du moment. Cela libère mon esprit pour plus de créativité, plus d’idées et je me sens plus léger et plus heureux.

Rangez et mettez hors de vue les choses que vous n’avez pas utilisé depuis très longtemps ou les choses dont vous n’avez pas besoin.

5. Respectez Vos Engagements

Tenez vos promesses vis-à-vis de vos clients, fournisseurs, employés (si vous en avez). Régler vos factures dans les délais indiquent à vos fournisseurs que vous avez un business bien organisé.

Respecter vos délais de livraison, les rendez-vous avec vos clients augmentera leur confiance et vous aidera à les fidéliser. Ils vous feront de la publicité par le bouche-à-oreille.

6. Gardez Le Contact Avec Vos Clients Et Prospects

Garder le contact avec vos clients montre que vous vous intéressez à eux. Envoyez régulièrement des lettres ou des e-mails à propos de nouveaux produits et services que vous lancez.

Envoyez-leur du contenu marketing (informations) concernant votre expertise, savoir-faire, les tendances de votre secteur d’activité. Cet aspect pédagogique ou informatif donnera de la crédibilité à votre entreprise, vous démarquera de la concurrence et augmentera la confiance de vos clients et prospects.

Envoyez à vos clients, par e-mail, des cartes d’anniversaire ou des cartes de vœux lors des événements spéciaux et des vacances. Encore une fois, toutes ces petites attentions montrera à quel point, non seulement vous vous intéressez à vos clients, mais aussi à quel point votre business est organisé.

Il y a plusieurs outils d’email-marketing, appelés aussi auto-répondeurs, comme GetresponseAweber, Mailchimp, ConvertKit qui vous permettent de stocker les e-mails des personnes et de planifier des envois d’emails en masse à des dates choisies. Tout ça se fait automatiquement. Une fois que vous avez rédigé votre ou vos e-mails, sélectionné vos destinataires, choisi les dates des différents envois d’emails en masse, vous n’aurez plus rien à faire. Ces outils ont aussi d’autres fonctions.

7. Utilisez Votre Ordinateur

Utiliser un ordinateur c’est comme avoir un cerveau super puissant. Utilisez-le autant que possible. Par exemple, vous pourriez faire votre comptabilité, gérer vos finances, vos stocks, vos Rendez-vous. Cela vous fera gagner un temps considérable, beaucoup plus que si vous les faisiez manuellement. C’est ça l’automatisation, et les outils informatiques (applications, logiciels, plateformes, etc.) ne manquent pas. Il y en a des gratuits et des payants mais abordables.

Grâce à toutes ces nouvelles applications, de plus en plus performantes et intuitives, on peut maintenant avoir un bureau ordonné et même se passer du papier. N’oubliez simplement pas de sauvegarder régulièrement vos données et de les stocker sur différents supports (votre ordinateur, une clé USB, un disque dur externe, Dropbox, Google Drive, etc.), pour plus de sécurité.

Plus votre entreprise sera organisé, plus facile ça sera au quotidien. Vous aurez plus de temps pour réfléchir, par exemple, sur comment augmenter la rentabilité de votre entreprise.

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