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5 Astuces d’Organisation pour Entrepreneurs

par | 28 Mai 2020 | Organisation

9 Astuces d'Organisation pour Entrepreneurs

La productivité est importante pour un entrepreneur. Et pour être productif, cela commence par l’organisation.

Une majorité d’entrepreneurs pensent qu’avoir un bureau, un lieu de travail organisé, c’est quelque chose d’essentiel dans leur business.

Être désorganisé rend les choses beaucoup plus difficiles. Cela réduit même votre niveau de concentration et diminue votre énergie.

Voici 5 astuces d’organisation qui vous aideront à faire plus, en moins de temps.

1. Comment Organiser votre Business

N’est-il pas plus agréable de voir votre lieu de travail organisé, rangé et propre? Si vous ne vous souvenez pas de la dernière fois que vous avez eu ce sentiment, alors il est temps de faire un peu de ménage.

Il est clair que l’environnement de travail a un impact sur notre productivité. On se sent mieux quand notre lieu de travail est organisé.

Voici comment organiser un business avec ces simples conseils:

  • Rangez tous les dossiers et fichiers qui sont sur votre bureau d’ordinateur (desktop) ou supprimez-les si vous n’en avez plus besoin. Un écran d’ordinateur clair peut aider à vous sentir motivé et créatif.

  • Réduisez la paperasse en scannant vos documents avec votre Smartphone en utilisant, par exemple, l’application Genius Scan.

  • Rangez les câbles qui sont sous votre bureau, pour qu’ils ne vous gênent plus. Pour cela, vous pouvez tout simplement les attacher les uns aux autres pour qu’il ne forment qu’un seul câble. Vous pouvez aussi installer deux crochets, en les vissant, sous le bureau et y accrocher un panier suspendu de rangement métallique dans lequel vous déposerez tous les câbles et multiprises. Ainsi ils ne traîneront plus parterre.

  • Pour retrouver plus facilement ce dont vous avez besoin, dans vos tiroirs de bureau, vous pourriez mettre un organiseur pour compartimenter vos accessoires.

Vous pourriez aussi programmer 10 minutes par semaine, peut-être le vendredi en fin de journée, pour ranger votre bureau, votre lieu de travail. Mettez les dossiers à leur place, jetez ce dont vous n’avez plus besoin, videz la poubelle, etc. Comme ça, en revenant lundi au travail, vous retrouverez un lieu agréable.

2. Faites la Liste des Choses à Faire pour le Lendemain

La liste des choses à faire est utilisé par beaucoup de personnes, à titre professionnel comme à titre personnel. Le problème est que peu d’entre nous suivent leurs listes. Quel est l’intérêt de faire la liste des choses à faire et ne pas l’utiliser comme référence pour vos priorités? Voici quelques astuces qui vous aideront à respecter votre liste des choses à faire:

  • Notez toutes les choses que vous devez faire et qui vous passent par la tête, peu importe l’ordre de ces tâches.

  • Regroupez les tâches qui peuvent être réalisées en même temps, ou au même endroit.

  • Numérotez votre liste en fonction des priorités et réarrangez les tâches. Les tâches les plus chronophages ne sont pas forcément plus importantes et les plus prioritaires. Par exemple, si j’accomplis la tâche A, je serai en mesure de réaliser la tâche B et C en moins de temps et avec moins d’effort. Donc la tâche A devrait être prioritaire.

  • En-dessous des tâches à faire, sur votre liste, vous pouvez ajouter des sous-tâches, pour une meilleure visibilité concernant les étapes pour réaliser la tâche principale.

  • Barrez les tâches qui sont accomplies ou supprimez-les.

Même si le fait d’utiliser un papier et un stylo suffisent pour faire les listes des choses à faire, cependant je vous recommande d’utiliser une application comme Todoist pour gérer ces tâches. C’est beaucoup plus pratique et cela vous fera gagner beaucoup de temps.

5 Astuces d'Organisation pour Entrepreneurs

3. Répondez aux Email quand vous les Consultez

Consultez vos emails une ou deux fois dans la journée, consacrez-y du temps et répondez à vos emails. Évitez de consulter vos emails fréquemment. Il en est de même pour les réseaux sociaux.

4. Intégrez le Cloud dans tous vos Outils

Vous est-il arrivé de perdre tous vos fichiers? N’avez-vous jamais eu besoin d’un document, d’une présentation, alors que vous êtes sur la route ou dans un meeting? Vous voulez que vos fichiers soient parfaitement synchronisés de votre ordinateur vers votre Smartphone?

Avoir vos fichiers, vos documents dans le Cloud vous permet d’accéder à vos documents partout, n’importe quand et de n’importe quel ordinateur, ainsi que de votre Smartphone. Vous pouvez utiliser pour cela Dropbox ou Google Drive, qui ont des versions gratuites.

5. Améliorez votre Gestion Client

Gérer les clients, prospects, paiements, et autres informations est souvent un challenge. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels de Gestion de la Relation Client (CRM, Client Relation Management). Avec un CRM, vous pouvez suivre tout ce qui concerne la gestion de vos clients et prospects. Fini les oublis, la perte d’emails importants, etc. Le logiciel CRM gère tout.

Enfin, ce que je vous suggère pour une meilleure organisation c’est de créer votre système, qui fonctionne pour vous. Il y a tant de choses à faire pour organiser son business. 

N’essayez pas d’adopter un nouveau système d’organisation en vous forçant. Testez plusieurs méthodes et logiciels (beaucoup sont gratuits dans leur version de base) et intégrez-les à vos habitudes d’organisation. Il n’existe pas de méthode unique d’organisation, mais plein d’astuces et de trucs que vous pouvez incorporer dans votre fonctionnement afin d’optimiser votre productivité.

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