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20 Astuces pour Bien Gérer son Temps

par | 25 Juil 2019 | Gestion du Temps

20 astuces pour bien gérer son temps

Nous avons tous exactement le même nombre d’heures par jour qu’un Chef d’Etat. Alors, pourquoi certaines personnes semblent ne pas savoir gérer leur temps?

Travailler Plus Intelligemment, Pas Plus Durement

Ces personnes ont tendance à être hyperactifs. Elles sont toujours en train de consulter leurs e-mails et sms, passer d’une tâche à une autre ou faire plusieurs choses à la fois, elles sont toujours au téléphone, toujours en train de discuter, courent tout le temps, etc. Elles ont besoin d’être occupées. Ça devient une habitude chez elles.

Ces personnes pensent, consciemment ou inconsciemment, que le fait d’être toujours occupée signifie qu’elles travaillent dur et donc qu’elles vont avoir plus de succès, ou qu’elles ont bien rempli leur journée.

Bien que cette croyance peut être vraie jusqu’à un certain point, elle conduit souvent à une «productivité» sans réel résultat. C’est juste un besoin permanent de faire quelque chose et une tendance à perdre du temps dans des tâches secondaires.

Voici une liste de 20 astuces qui j’espère vous aideront dans la gestion de votre temps.

Ceci dit, il y a un grand nombre d’astuces et de trucs pour gérer son temps efficacement. Je trouve les astuces suivantes pratiques, mais comme chacun de nous est différent, prenez celles qui résonnent en vous et trouvez ou/et créez d’autres techniques qui fonctionnent le mieux pour vous.

Vous pouvez utiliser les astuces suivantes pour déjà installer de nouvelles habitudes et, pendant ce temps, vous pourriez réfléchir à comment affiner et personnaliser vos techniques.

1. Faîtes les Tâches les Plus Importantes en Premier

Ça c’est la règle d’or de la gestion du temps. Chaque jour, ou la veille de préférence, identifiez les deux ou trois tâches qui sont les plus importantes à effectuer, et faîtes-les en premier.

Une fois achevées, votre journée est déjà réussie, vous avez fait l’essentiel. Vous pouvez passer à autre chose.

2. Apprenez à Dire «Non»

S’engager dans plusieurs tâches à la fois peut nous apprendre comment jongler et gérer notre temps. Ça peut être une bonne chose.

Seulement, il y a des limites. À un certain moment, vous avez besoin d’apprendre à décliner des opportunités. Votre objectif devrait être d’accepter seulement les engagements dont vous savez que vous avez le temps pour les réaliser et qui vous tiennent vraiment à cœur, ou qui sont simplement importants, prioritaires.

3. Dormez au moins 7-8 Heures

Certaines personnes pensent que sacrifier son sommeil est un bon moyen pour être plus productif en gagnant quelques heures de travail en plus dans la journée. Ce n’est pas le cas.

La plupart d’entre nous avons besoin de 7-8 heures de sommeil pour notre corps et notre esprit afin de fonctionner de façon optimale. De toute façon, vous savez quand vous avez eu assez de sommeil ou non. Nous sommes tous différents, alors n’écoutez pas ceux qui vantent, par exemple, 4-5 heures de sommeil par jour. À la longue, ça peut être dangereux et à quoi ça sert d’avoir une longue journée si on n’est pas au top de sa forme physique et mentale? Écoutez votre corps, et ne sous-estimez pas la valeur et l’importance du sommeil (siestes comprises).

4. Consacrez votre Entière Focalisation sur la Tâche en Cours

Si vous en train de travailler sur un ordinateur, fermez toutes les fenêtres sur votre navigateur. Mettez votre téléphone de côté, hors de vue et en mode silencieux. Trouvez un endroit tranquille pour travailler, ou écouter de la musique si cela peut vous aider (personnellement, j’écoute souvent de la musique classique quand je travaille sur l’ordinateur. Mais jamais des chansons calmes avec les paroles car mon attention a tendance à se focaliser sur les paroles et donc difficile d’être concentré sur ma tâche).

Focalisez-vous totalement sur une seule chose. Rien d’autre ne devrait exister. Immergez-vous complètement dans votre tâche.

5. Prenez de l’Avance sur vos Tâches à Faire

Nous avons, presque tous, cette envie de procrastiner. Mais puisque la tâche doit être effectuée tôt ou tard, alors autant la faire maintenant et la finir!

Quand on prend de l’avance sur quelque chose, on est plus détendu, moins stressé. On sait qu’on va l’achever, au plus tard, dans les temps. Ce n’est pas difficile, vous n’avez qu’à décider de le faire.

6. Ne Laissez pas les Détails Pas Importants Vous Ralentir

Parfois, nous passons plus de temps, que prévu, pour réaliser une tâche car on s’accroche aux petits détails. Moi-même ça m’arrive encore, étant perfectionniste, mais j’essaye d’en être conscient dès que je vois que je m’attarde dans les détails alors que ça peut attendre. Sinon, on n’en finit plus, parce qu’il y aura toujours quelque chose à améliorer, à perfectionner, ou juste l’envie de modifier quelque chose, alors que ce n’est pas vraiment nécessaire.

Personnellement, je mets de côté mon désir de perfectionner chaque chose, et me concentre plutôt sur l’essentiel. Et plus tard, j’y reviens pour aller plus dans les détails, comme un peintre devant son tableau.

7. Faîtes en Sorte que Vos Tâches Régulières Deviennent des Habitudes

Personnellement, écrire des articles pour mon blog est une tâche régulière et une priorité. J’écris pratiquement tous les jours, les après-midis, après une petite sieste pour être au top de ma forme. Ça peut être tout l’après-midi ou une partie de l’après-midi. Pour l’instant, c’est cette habitude que j’ai adoptée et qui me convient le mieux. C’est très rare que je change cette habitude, mais tout dépend des tâches prioritaires du jour, de la semaine. Je programme ainsi mon cerveau à effectuer ce travail d’écriture tous les après-midis. Ça devient automatique.

8. Soyez Conscient du Temps que Vous Passez à Regarder la Télévision, Surfer sur Internet

Regarder la télévision, des films ou jouer sur internet nous font perdre beaucoup de temps.

Il ne s’agit pas d’arrêter complètement de regarder les films, les émissions, les documentaires ou surfer/jouer sur internet. Soyez juste conscient du temps que vous y passez.

9. Fixez un Temps Limite pour Effectuer une Tâche

Au lieu de vous mettre au travail et penser «je vais rester là jusqu’à ce que ce travail soit fini», essayez de penser «je vais travailler sur ça pendant trois heures».

La contrainte du temps vous poussera à vous focaliser et à être plus efficace, même si le travail ne sera pas achevé au bout de trois heures. Vous y reviendrez et vous fixerez à nouveau un temps limite pour l’achever.

10. Laissez du Temps Libre Entre Deux Tâches

Quand on passe sans coupure d’une tâche à une autre, il est difficile d’être totalement concentré sur la nouvelle tâche, car on pense encore à la tâche précédente et il nous faut un certain temps pour se rappeler de l’objectif de la nouvelle tâche et, éventuellement, ce qui a déjà été accompli jusqu’à maintenant.

Vous pouvez, par exemple, essayer la technique appelée «Pomodoro», qui est une technique de gestion du temps consistant à travailler par périodes de 25 minutes séparées par de courtes périodes de 5 minutes. Cela permet au cerveau d’être rafraîchi pour pouvoir toujours garder votre concentration, votre créativité, être au top.

Mais si vous êtes totalement absorbé dans votre travail, alors n’arrêtez pas au bout de 25 minutes mais seulement quand vous en ressentirez le besoin de faire une pause, pour rafraîchir le cerveau, retrouver la forme et être optimal.

11. Ne Pensez pas à la Totalité de Votre Liste des Choses à Faire

Si vous voulez être submergé, alors pensez à la longue liste de toutes les choses que vous avez à faire! Et, franchement, ce n’est pas en y pensant que vous allez raccourcir cette liste. Ça va vous stresser pour rien.

Alors, focalisez-vous seulement sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer. Restez dans l’instant présent et concentré sur cette tâche. Et si des pensées, de toutes les choses que vous avez à faire, vous submergent, respirez profondément deux ou trois fois et focalisez-vous à nouveau sur la tâche que vous êtes en train d’effectuer. Une chose après l’autre.

12. Faîtes de l’Exercice Physique et Mangez Sainement

Nous savons tous qu’il y a un lien entre un mode de vie sain et la productivité. De nombreuses études l’ont démontré et continuent à le démontrer. Comme pour le fait d’avoir suffisamment de sommeil, faire de l’exercice physique et avoir une alimentation saine augmentent vos niveaux d’énergie, clarifient votre esprit, et vous permettent de vous concentrer plus facilement et d’être bien dans votre peau.

13. Faîtes Moins

Faire moins est une autre façon de dire de faire des choses qui ont vraiment de l’importance, qui sont prioritaires.

Ralentissez, observez ce qui doit être fait, et concentrez-vous sur ces choses. Faîtes moins de choses qui produisent plus de valeur, de résultats, plutôt que de faire plus de choses qui, au final, ne produisent rien.

14. Utilisez les Week-ends, Seulement Si Vous le Pouvez

Je ne m’attarderai pas trop sur ce sujet. Chacun est évidemment libre d’utiliser ses week-ends. Nous avons tous besoin de loisirs, de détente, de consacrer plus de temps à nos proches, etc.

Mais si vous avez la possibilité de travailler pendant le week-end, par exemple, deux heures plus ou moins, c’est toujours ça. Faîtes en sorte, si possible, que le travail du week-end soit plus léger, moins contraignant, pour que cela dure sur le long terme.

15. Mettez en Place des Systèmes d’Organisation

Être organisé permet de gagner beaucoup de temps, et il n’est pas nécessaire d’être la personne la plus organisée au monde. Les systèmes ne sont pas compliqués à mettre en place.

Créez votre propre système d’organisation. Par exemple, classez vos documents par thématique. Observez autour de vous et dans votre travail tout ce qui vous frustre, tout ce qui vous fait perdre du temps, et mettez en place une organisation personnalisée, qui fonctionne le mieux pour vous.

16. Faîtes Quelque Chose Pendant Vos Moments d’Attente

Par exemple, quand vous êtes dans une salle d’attente, dans les transports en commun, dans un café, vous pouvez trouver quelque chose à faire.

On peut lire, écouter un livre audio, et ainsi se former. Personnellement, pendant mes moments d’attente, j’utilise l’application Evernote sur mon téléphone portable pour noter des idées, faire ma liste des choses à faire, etc.

17. Respectez Votre Plan de Faire Quelque Chose

Soyez déterminé, engagé. Soyez professionnel et respectez votre plan. Avoir une volonté ferme pour concrétiser ce que vous avez décidé de concrétiser vous permettra de réussir tout ce que vous entreprendrez, car vous avez l’état d’esprit (mindset).

18. Regroupez Ensemble les Tâches Similaires

Vous avez plusieurs tâches à faire, différentes les unes des autres. Essayez de regrouper les tâches similaires et faîtes-les l’une après l’autre, au lieu d’effectuer toutes les tâches dans n’importe quel ordre.

La raison est que faire différentes tâches demande des types de pensées différents, donc c’est mieux de permettre à votre cerveau de continuer dans le même type de pensée en effectuant plusieurs tâches similaires l’une après l’autre plutôt que l’obliger à passer d’un type de pensée à un autre, en effectuant des tâches qui n’ont aucun lien entre elles. C’est une dépense d’énergie et une perte de temps.

19. Trouvez du Temps pour le Calme

Beaucoup de gens ne trouvent pas le temps pour juste être au calme. Et, pourtant, c’est extraordinaire ce que le calme peut produire sur nous. Il y a un temps pour l’action et un temps pour l’inaction, et les deux jouent un rôle important dans notre vie.

Consacrer du temps dans votre vie pour le silence et l’inaction réduit l’anxiété et vous montre qu’il n’est pas nécessaire d’être constamment dans la précipitation. Quand on est dans le calme et l’inaction, beaucoup de choses se produisent en nous et ce n’est pas du temps perdu, bien au contraire.

20. Éliminez ce qui n’est Pas Essentiel

C’est l’une des astuces les plus utiles. Notre vie est remplie d’excès. Nous avons tendance à remplir nos journées de choses et d’autres pour avoir la sensation d’avoir produit des choses utiles et d’avoir bien rempli sa journée. Mais, si on fait la liste de tout ce qu’on a fait chaque minute de la journée, beaucoup de choses ne nous rapprochent pas de nos objectifs, de nos rêves et ne servent à rien (du temps perdu).

Le temps est l’une de nos richesses principales. Ne le gaspillez pas. Éliminez tout ce qui ne vous sert à rien et rester focalisé sur l’essentiel afin de réussir et vous épanouir.

Une Dernière Astuce (La Meilleure) smile

S’il y a une astuce qu’il ne faut pas oublier, c’est celle-ci:

Prenez du plaisir dans ce que vous faîtes. Considérez votre travail comme un jeu, donnez-lui du sens. En cherchant bien, vous y trouverez du sens.

Parfois, nous sommes plus focalisés à finir nos tâches plutôt qu’à apprécier l’instant présent pendant lequel on effectue ces tâches. On tombe facilement dans ce piège.

Le but est de faire en sorte d’être toujours dans l’instant présent quand vous travaillez et d’apprécier ce que vous êtes en train de faire.

Quand j’ai étudié la Science du Bonheur, en-ligne et gratuitement (merci à toute l’équipe de l’université de Berkeley, Californie), j’ai appris que le fait d’être totalement absorbé par son travail (être dans le «flow»), cela contribue au bonheur. C’est le même processus que pour un peintre concentré sur son tableau, une danseuse concentrée sur ses mouvements, etc.

«Faîtes un travail que vous aimez et vous n’aurez plus à travailler un seul jour de votre vie.» Confucius.

Parmi ces quelques astuces, appliquez celles qui résonnent en vous, celles que vous pouvez appliquer immédiatement et vous serez étonné des résultats. Petit à petit, vous allez prendre l’habitude de développer d’autres techniques de gestion du temps qui conviennent le mieux à vous et à votre situation du moment.

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